Was bedeutet Digitalisierung für Kleinunternehmen
Welche Chancen ergeben sich aus diesem Megatrend und welche Stolpersteine liegen im Weg?
Wo sollen Kleinunternehmen beginnen?
Zur letzten Frage, wo beginnen: Die meisten Kleinunternehmen haben die ersten Digitialisierungsschritte bereits getan, sie nutzten unterschiedliche Tools und Techniken. Wie im Rechnungswesen, der Auftragsabwicklung, im Personalwesen und in vielen Bereichen des Marketings sowie der Beschaffung ist der Einsatz von digitalen Werkzeugen schon seit Jahren eine Selbstverständlichkeit. Buchhaltungssoftware, Programme zur Auftragsabwicklung, zur Unterstützung der Supply Chain und zur Automatisierung von Bereichen des Marketings und der Kommunikation mit den Kunden stehen in großer Vielfalt zur Verfügung.
Unabhängig von der Größe und dem Grad der Digitalisierung welcher in Ihrem Unternehmen bereits erreicht ist, gilt es sich klar zu werden was mit dem nächsten Digitalisierungsschritt erreicht werden soll. Oberstes Ziel der Digitalisierung muss immer die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit sein. In Anlehnung an Sven Ruoss 2015 können folgende Teilziele definiert werden:
Aus Sicht des Vertriebes die Erhöhung der Kundenbindung und der Akquisitionsleistung durch ein verbessertes Kundenerlebnis und durch umfassendere, systematischere und automatisierbare Kundenanalysen.
Aus Sicht der Führung die Steigerung der Effizienz im Unternehmen durch Kostensenkungen und Produktivitätssteigerungen.
Aus Sicht der der Herstellung die Steigerung des Absatzes durch neue Produkte und Dienstleistungen. Dies kann erreicht werden entweder durch als Resultat der Digitalisierung komplett neue Produkte bzw. Dienstleistungen oder durch Erweiterungen von bestehenden Produkten.
Wenn wir nun die einzelnen Bereiche innerhalb der Organisation eines Betriebes anschauen unterscheide ich folgende Digitalisierungsbereicht im KMU:
Die persönliche Arbeitsweise des Unternehmers und seines Team:
Hier bieten sich eine große Anzahl an Tools, Organisationsformen und Arbeitsweisen um die Digitalisierung zugunsten der Arbeitseffizienz zu nutzen:
Beispielsweise lassen sich durch eine strukturierte digitale Ablage Meetings papierlos vorbereiten und durchführen. Dies gilt sowohl für Meetings an Ort als auch in ortsunabhängigen Konferenzschaltungen.
Das konsequente Anwenden von digitalen Agenden für die persönliche Terminplanung und zum Beispiel die Verwaltung von Sitzungszimmern und Präsentationsräumen.
Einsatz von Cloud basierten Lösungen zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumente
Tools die der Verfasser einsetzt bzw. getestet hat.
Evernote : Digitale Arbeitsumgebungen die das Sammeln und Wiederfinden von Notizen und Dokumenten erleichtert.
Google Drive: Cloud basiertes Ablagesystem mit effizienter und intuitiver Benutzeroberfläche zur gemeinsamen sowie individuellen Nutzung und Bearbeitung von Dateien. Kompatibel mit den MS Office Programmen.
Team Drive: Alternative zu Google Drive
Google Hangout: Vor allem in Verbindung mit Google Drive können einfach Meetings von mehreren Personen an verschiedenen Standorten durchgeführt werden. Sehr gute Lösung zum sharen von Bildschirmen.
Skype: Tool für die Durchführung von IP basierten Telefonkonferenzen
Die Kommunikation mit den Kunden und dem Unternehmensumfeld
Neben der Kommunikation im Angesicht des Gegenübers und dem Vermitteln von Informationen über gedruckte Medien haben sich die digitalen Kommunikationsformen rasant entwickelt.
Für die unternehmensinterne Kommunikation hat sich der Aufbau eines Intranets bewährt und ist durch den Einsatz von moderner Software technisch relativ einfach geworden.
Die verschiedenen Social Media Provider bieten für unterschiedliche Kommunikationsbedürfnisse zielgruppengerechte Plattformen.
Für verschiedene Bereiche des Marketings gibt es effiziente Automatisierungstools wie zum Beispiel Mailchimp für professionelles E- mail Marketing oder komplexe Lösungen zur Leadverfolgung bzw. Begleitung auf der Customer Journey, Kundenakquise oder zur Erstellung Lead Spezifischer Landingpages. Eine lesenswerte übersicht bietet marketingautomation.tech
Die betriebsinternen Prozesse sowie das Management der Schnittstellen zu Lieferanten und Kunden
Je nach Geschäftsmodell und Marktleistung (Produktion, Dienstleistung) des Unternehmens bieten sich ganz unterschiedliche Möglichkeiten. Im digital reifen Unternehmen sind die relevanten Prozesse auf die digitalen Strukturen ausgerichtet und wenn möglich automatisiert. So kann zum Beispiel die Erfassung eines Kundenauftrags im Handwerksunternehmen eine Meldung auf dem Tablet des Monteurs auslösen. Nach Erledigung des Auftrages wird dieser vom Monteur wiederum auf seinem Tablett entsprechend Rapportiert und aufgrund dieser Informationen nach Kontrolle automatisiert fakturiert und direkt an die Buchhaltung weitergegeben.
Chancen und Stolpersteine
Die Technologie als solche ist der bedeutendste Treiber der digitalen Transformation. Allen voran das Internet mit all seinen Möglichkeiten. Der Technologie sind heute fast keine Grenzen mehr gesetzt bzw. in steigendem Tempo werden laufend neue Möglichkeiten erschaffen.
Dieser schnelle Wandel bringt große Chancen mit sich, birgt aber auch Gefahren, aus meiner Sicht aufgrund zweier Umstände:
der rasante Wandel und die steigende Vielfalt von Technologien
der steigende Grad an Vernetzung der einzelnen Tools untereinander
Es gilt das für das eigene Unternehmen richtige Mass an Digitalisierung zu finden. Oder anders gesagt muss man sich fragen in welchem Bereich ich mein Geschäftsmodell und meine Arbeitsweise der digitalen Zeit und an das Konsumentenverhalten anpassen muss (z.B. Zeitungsinserate vs. Online Marketing). Sehr wichtig ist es auch sich zu fragen (wie weiter oben beim Handwerker Beispiel), wo digitale Tools zur Verfügung stehen, die zur Steigerung der Prozesseffizienz beitragen können.
Es gilt auch zu beachten, dass man sich keine neuen Komplexitäten schafft bzw. diese müssen einen konkreten Mehrnutzen haben. Manchmal führt der hohe Grad an Vernetzung zu intransparenten Prozessen ("ich weiss nicht, was das System hier gerechnet hat..") was es zu vermeiden gilt. Die Hoheit auch über die Digitalisierten Prozess muss beim Unternehmer bleiben.